PROYECTO TI

Luca Piccaluga

Fundador

La simplicidad es la sofisticacion definitiva.

Con esta frase, el gran inventor, cientifico, y artista Italiano Leonardo Da Vinci resume todo lo que las empresas, y los seres humanos podríamos ponernos como objetivo: Hacer las cosas simples.
El proposito de este articulo es lo de formular algunas preguntas sobre el estilo de nuestras organizaciones y sus interacciones con los sistemas, tratando darle una primera respuesta.

Personalmente, cuando tengo antojo de una pizza, lo que busco es una buena pasta, condimentada con una buena salsa de jitomate, y bien cocida, posiblemente en un horno de leña, para que se quede ese excelente aroma de leña quemada.
Los cultores de la Calidad no se escandalicen: "bueno" y "bien hecho" no son atributos de Calidad, pero para este ejemplo los tomaremos como "conformes a los requisitos", en palabras comunes: ¡Buenos!

Les comentaba acerca de la pizza, porque aun siendo un alimento de simple preparacion, es reconocida en todo el mundo, y finalmente mas alla de muchas sofisticaciones, cuando encontramos una con buenos ingredientes y bien hecha, se nos hace alegre la cena, y mandamos a felicitar al chef.

Los clientes buscan cosas simples y de acceso inmediato, desde luego adecuadas a sus requisitos, pero de facil uso y entendimiento.
Claro ejemplo lo tenemos en las tecnologías de los bienes de largo consumo, donde el mercado se esta orientando hacia dispositivos con interfaz de tipo "humana", asi que los telefonos y las computadoras personales se vuelven "touch", los videojuegos ya no necesitan de joystick, y toda "cosa" se interconecta entre si con el IoT (Internet of Things por sus siglas en ingles).

Ahora bien, atras de una fachada simple, puede se encuentren procesos y controles articulados y complejos, muy sofisticados, que clientes y proveedores tengan que cumplir de su parte, como cuando a veces, en aras de tener un servicio de "Calidad", nos toca sostener una larga entrevista al momento de dejar nuestro auto para su servicio de mantenimiento.

¿Acaso estamos en presencia de la ecuacion Calidad=Sofisticacion?

¿Es un paradigma que queremos seguir aceptando?

¿Todos en algun momento, somos clientes o proveedores, se necesita seguir anclados a procesos complejos, redundantes, e inutilmente sofisticados?

Cuando me encuentro en el analisis de algun proceso con mis clientes (internos o externos que sean), seguido me enfrento con controles redundantes, flujos de autorizaciun rebuscados, y por ultimo prácticas que no agregan ningun valor al cliente ni al producto, sin embargo siguen ahi porque alguien no ha tomado la valiosa decision de uniformar procesos o simplemente eliminarlas.

De la misma forma, al emprender un proyecto de implementacion de sistemas ERP o CRM, nos afanamos en elegir el producto mas flexible y modificable, para que se adapte a los procesos y procedimientos de nuestra organizacion, cuando en realidad la clave del exito de la implementacion descansa en un serio compromiso en la simplificacion e integracion de los procesos, mas alla de la natural resistencia al cambio.

A este punto, formulo una pregunta mas:

¿Sera que después de 30 o 40 años en el mercado, la gran mayoraa de los sistemas ya cuenten con las suficientes funcionalidades para sustentar las operaciones de una empresa sin que se les haga modificacion alguna?

Si en una empresa todos nos pusieramos la gorra del "make it simple" (libre transposicion de la famosa frase de Leonardo), cualquier software de cierto nivel podria ayudarnos a mejorar tiempos de ejecucion y evitar re-procesos.

¿Acaso todo proveedor no afirma que su software esta basado en las "mejores practicas"?

¿Porque seguimos buscando la sofisticacion?

Tal vez porque todavía no llegamos a erradicar algunas practicas en nuestra organizacion, los procedimientos no confiables, la escasa medicion de su ejecucion y relativas desviaciones.
Sin embargo, una re-ingenieria conlleva un sofisticado trabajo de medicion y analisis, rediseño, identificacion de puntos de control, e implementacion a todo nivel de la organizacion.
Retomando la analogia con los productos tecnologicos: los dispositivos "touch" son simples de utilizar, pero poseen un sofisticado software de reconocimiento tactil y logica de control, para traducir los simples gestos del usuario en poderosos comandos para las aplicaciones.

Parece que llegamos a una contradiccion: ¿Necesitamos de mecanismos sofisticados para llegar a resultados simples?

Tal vez la sofisticacion solo se justifique cuando a traves de ella, se llegue a la simplicidad, hablamos de llegar al grado de sofisticacion necesario para entender en toda su profundidad, la naturaleza y los aspectos positivos y/o negativos de un proceso, la forma para mejorarlo, los metodos para medirlo y asegurarnos que siga dando los resultados esperados.

Para todo el resto, la sofisticacion no tiene sentido o, peor, llega a ser contraproducente.
Como bien dijo Leonardo da Vinci: la mejor y ultima sofisticacion es la simplicidad.

Luca Piccaluga

Fundador

¿ERP mas CRM mas BI, ¿Sopa de letras?

En mas de una ocasion, nos preguntamos lo siguiente:
¿El sistema ERP es suficiente para reemplazar todas las herramientas de control y gestion de una empresa?
Pues esto depende del grado de control y de sofisticacion de los procesos de la empresa, tal vez para organizar la cobranza sea suficiente emitir un reporte por vendedor y subrayar las facturas mas importantes/criticas para su cobro. Cierto es que en muchos de los casos, en el sistema no viene incluido un verdadero proceso de cobro, mas que la consulta/impresion de la cartera bajo diferentes filtros y agregaciones de datos, y por supuesto su exportacion a "Excel".
Estos flujos de trabajo hoy en dia se estan delegando a los sistemas CRM, que traducen los procesos en actividades y monitorean su ciclo de vida hasta el cumplimiento.
En el proyecto de reemplazo de los sistemas propietarios de la empresa ¿Se tienen que tomar en cuenta desde un principio, tambien herramientas de CRM (Customer Relationship Management) y de BI (Business Intelligence)?
Una de las ventajas mas relevantes de un ERP, es la cantidad de datos financieros y de operacion que puede almacenar, datos que toda empresa requiere transformar en información util para la toma de decision.
Es mas, en todo proceso de venta de un sistema ERP, nunca falta la promesa de llegar a obtener informacion para una mejor toma de decision. Sin embargo, ya con el ERP funcionando, nos damos cuenta que extraer la informacion necesaria no viene por simple añadidura, y al querer hacerlo bien, necesitamos de un proyecto de implementacion, de un reporteador u otra herramienta de consulta/explotacion de la base de datos.
Empiezan entonces, en algunos casos, a surgir las famosas tablas dinamicas, poderosas herramientas de "mineria de datos", que a veces salen de control y terminan siendo antagonicas con el mismo ERP.
Sin embargo, poniendonos en los zapatos de un emprendedor que invierte miles de dolares en un proyecto ERP, lo minimo que se esperaria al finalizar la implementacion, sería obtener informaciones sustanciales de su negocio: rentabilidad y efectividad de la operacion en las diferentes unidades de negocio, flujo financiero, calidad y rotacion de los inventarios, tendencia de compra de los clientes, cumplimiento de los proveedores, etc.
En otras palabras, la legitima expectativa seria la explotacion de la nueva base de datos desde el "dia cero".
Las herramientas de BI (Business Intelligence), nos brindan esta posibilidad, pero normalmente se implementan en una segunda etapa, que a veces ni siquiera llega a pasar por varias razones:
1. No se negocio en la compra inicial, entonces el nivel de descuento es menor a lo acostumbrado, y la herramienta podría aparecer mas costosa de lo que en realidad es.
2. Otras herramientas ya "parchearon" la necesidad, se desperdicia la oportunidad y se queda una solución a medias.
La sugerencia es analizar desde un principio las necesidades de reportes e informacion, para que se tenga lista desde el "día cero".
Este ejercicio tambien nos permitira tomar mejores decisiones en fase de configuracion del sistema.
3. ¿Serían suficientes ERP+CRM+BI para gobernar todos los procesos de la empresa?, ¿Donde quedarían las aplicaciones verticales propias, que tanto han beneficiado al negocio?
Por lo que estuvimos comentando hasta el momento, pareceria que el trinomio ERP+CRM+BI resuelve el 100% de las necesidades de Tecnologia de Informacion de una empresa, siendo el ERP el corazon recolector de todas las operaciones, el CRM el controlador de los flujos de trabajo, sobre todo los que involucran al cliente, y el BI la panacea para toda necesidad de informacion.
Pues no es exactamente asi.
Todavia no hemos analizado los procesos que forman parte de la tradicion de la empresa, los que la diferencian ante la competencia, los que añaden la exclusiva sazon a productos y servicios.

Para estos procesos, la solución es mantener o volver a escribir la aplicacion vertical, tipicamente:
Punto de Venta: Facturacion, Caja, Entregas a domicilio (registradores de caja)
Aplicacion para fuerza de venta, pedidos/facturacion, cobranza, prospectacion, consultas en linea (Laptop, Smartphone)
Manejo del material en el almacen: Surtido, Empaque, Embarque, Entrada y acomodo de mercancía, Conteos, etc.
Dispensing de material para la manufactura (basculas electrónicas)
Control de calidad (lectura de instrumentos).
Para esas aplicaciones verticales es necesario desarrollar interfases con los respectivos sistemas ERP o CRM, o volverlas a realizar en el marco de desarrollo del ERP, segun los estandares del proveedor del sistema.
La consistencia y facilidad de desarrollo, sera otro aspecto a revisar en la eleccion del sistema: ¿Que tan abierto es hacia la comunicacion con sistemas/desarrollos de terceras partes?